TPTSA籌備心得

2024-08-08 09:55:32
作者物治二姚旻希

112學年度對系學會來說是很特別的一年。除了系上原本預計要辦的活動外，今年台大無物治系學會還輪到了十一年一度的台灣物治學生會主辦方，需要籌備每年的物治學生會年會。從二下暑假接到這個消息後，我們就已經預計今年會特別忙碌，因為這個年會不僅對我們主辦方來說重要，對全台物治學生而言更是每年難得與其他物治學生交流的特別機會。所以我們必須辦好，讓大家能抱著期待的心情來參加年會，然後能不留遺憾的回去。

歷經半年的準備，從一開始的講座選題、決定主題及舉行方式時，就讓我們苦惱很久。在決定舉辦兩天的年會後，更是多了很多需要思考、討論的事，包括住宿、保險、餐飲及成本。而在與總務一同管理年會收支的時候，我深深體會到「計畫永遠趕不上變化」這句話。預算的成本不斷改變，需要在各項支出中平衡；也有學員陸續退出或新增報名，需要確認匯退款狀況及其他特別需求；還有與講師聯絡、場地及課程安排等，都是很細節、很需要費心力的事，讓大家都在最後的準備時間忙碌不已。在年會進行的時候，雖然我們都做好所以準備工作，但還是會對自己負責的部分擔心、緊張。雖然但是，卻能看出大家都很重視這次年會，也因為擔心而謹慎小心，讓這次年會很順利的完成。期間遇到的一些小插曲比如學員突然的遲到早退、解散前的安排未做好或是課程時間延遲等，都是訓練我們臨場應變的機會，還是讓我們累積了特別的經驗。

這次的物治學生會年會讓系學會的成員們都獲得了一次可遇不可求的籌備經驗，畢竟上一次台大主辦年會已經是11年前的事。我們從零開始一起努力，打造了兼具學術性及交流性的年會活動，讓大家除了紀念品外還可以收獲滿滿的知識及人脈。過程雖然艱辛，但看到學員們正面的回饋，還是會覺得非常值得。期待明年不再是主辦方的我，能以學員的身分再參加一次年會，支持下一屆台灣物治學生會，也能與今年認識的朋友再次聚首一堂。